Agences Réceptives et Forfaitistes du Québec

Le programme Explore Québec volet aérien - pour les régions éloignées

Cette page s'adresse aux voyagistes, réceptifs et forfaitistes qui désirent participer au programme Explore Québec - Aérien

Si vous êtes un voyageur à la recherche des forfaits Explore Québec sur la route, aériens ou branchés ou désirez consulter toutes les agences de voyage participantes, un nouveau portail est maintenant disponible : Cliquez ici 


Appel de propositions

Initialement, quatre appels de proposition avaient lieu par année, soit en février, en mai, en juillet et en septembre. Dans le contexte actuel, les agences peuvent toutefois soumettre une demande en tout temps pour les régions citées ci-haut. 

Les forfaits retenus seront proposés aux consommateurs à tarif réduit grâce à une subvention dans le cadre d'Explore Québec, ce qui aura pour effet de stimuler les ventes.


Contexte

L'accès à du transport aérien abordable est un enjeu important au Québec et constitue l'un des plus grands défis de l'industrie touristique. C'est dans ce contexte que le ministère du Tourisme met en place un programme qui facilitera l'accès pour les touristes aux régions touristiques éloignées du Québec en favorisant la forfaitisation. Il souhaite ainsi augmenter les dépenses des touristes dans les régions ciblées et leurs régions limitrophes.

Le programme Explore Québec consiste à offrir aux touristes une réduction variant entre 25 % et 50 % du coût d'un billet d'avion à destination des régions éloignées du Québec acheté dans le cadre de forfaits créés par des agences de voyages, des voyagistes et des agences réceptives du Québec sélectionnés.

Le Ministère a confié la gestion d'Explore Québec à l'association Agences réceptives et forfaitistes du Québec (ARF-Québec), son partenaire privilégié pour le développement et la commercialisation de l'offre touristique forfaitisée au Québec.


Objectifs

  • Favoriser une croissance de la demande en réponse à une offre avantageuse.
  • Favoriser une baisse des tarifs aériens à destination des régions ciblées.
  • Contribuer à prolonger la saison touristique pour les régions à forte saisonnalité.

Échéance du programme

Le programme prendra fin le 31 mars 2023 ou à l'épuisement de l'enveloppe budgétaire s'il survient avant cette date.


Conditions d'admissibilité

Clientèles admissibles

  • Agences de voyages
  • Voyagistes (tour operators)
  • Agences réceptives détenant un permis régulier de l'Office de la protection du consommateur

Les agences détenant un permis restreint de l'Office de la protection du consommateur ne sont pas admissibles.

Il est permis pour les agences admissibles de s'associer pour présenter une demande conjointe.

Seront priorisées les agences qui ont de l'expérience dans la région visée par le forfait ou qui ont déjà participé à une tournée de familiarisation dans cette région.

L'admissibilité en soi n'accorde aucune garantie de financement à l'agence ni obligation de la part d'ARF-Québec ou du ministère du Tourisme.

Clientèles non admissibles

  • Les entités municipales 
  • Les sociétés d'État
  • Les ministères et organismes du gouvernement du Québec
  • Les ministères et organismes du gouvernement du Canada

Projets admissibles

Les forfaits doivent :

  • viser la mise en marché de l’une des régions touristiques suivantes :
    • Gaspésie,
    • Bas-Saint-Laurent,
    • Îles-de-la-Madeleine,
    • Saguenay–Lac-Saint-Jean,
    • Abitibi-Témiscamingue,
    • Côte-Nord (Duplessis et Manicouagan),
    • Eeyou Istchee Baie-James,
    • Nunavik;
  • comprendre le transport aérien vers la région touristique visée par le forfait (vols commerciaux plutôt que nolisés, dans la mesure du possible). Une preuve de l’achat de service aérien est exigée;
  • comprendre un minimum de deux nuitées (max 31 nuitées) dans la région touristique visée par le forfait;
  • comprendre un minimum de 2 attraits phares payants ou 2 activités guidées payantes dans la région visée par le forfait qui correspondent aux expériences thématiques de l'Alliance de l'industrie touristique du Québec, c'est-à-dire Vivre le Saint-Laurent; Saveurs locales; Villes vibrantes et festivités; Culture et histoire vivante; Aventures en nature; Plaisirs d'hiver; Routes découverte; Chasse et pêche;
  • permettre d'explorer le Québec à l'année en allongeant la saison forte pour les régions à forte saisonnalité. Les dates de séjour des régions à forte saisonnalité (Gaspésie, Bas-Saint-Laurent, Îles-de-la-Madeleine, Saguenay–Lac-Saint-Jean) doivent exclure juillet et août. Certains forfaits répondant à des besoins très spécifiques pourraient cependant faire exception et être acceptés par le comité de sélection à cette période de haute saisonnalité. Il n'y a aucune restriction de dates de séjour pour les autres régions. Un forfait incluant une région à forte saisonnalité et une autre région n'aurait aucune restriction de dates de séjour;
  • être destinés aux voyageurs indépendants (free independent travellers) et aux groupes, en fonction des réalités régionales et de la maturité de celles-ci;
  • être commercialisés par l'agence;

Conditions relatives aux fournisseurs

Les fournisseurs doivent :

  • respecter les consignes et directives sanitaires édictées par la Direction générale de la santé publique dans le contexte de la pandémie de la COVID-19;
  • détenir le sceau « Accrédité Qualité Sécurité » d’Aventure Écotourisme Québec ou être en voie de l’obtenir s’ils offrent des activités de nature ou d’aventure;
  • être ouverts et offrir les prestations touristiques ou services vendus dans le forfait.

Seront priorisés dans la mise en marché à titre de produit vitrine (forfaits qui auront une plus grande visibilité dans les campagnes et la mise en marché de l'Alliance de l'industrie touristique du Québec et des associations touristiques régionales) les forfaits qui :

  • mettent en valeur les produits phares des régions ciblées et des expériences uniques qui se démarquent des autres régions;
  • permettent d'offrir du sur mesure par l'ajout de nuitées ou d'activités au choix du client; 
  • favorisent le développement de l'offre touristique;
  • offrent des séjours de plus longue durée;
  • constituent un nouveau forfait;
  • rejoignent les marchés cibles pour la promotion hors Québec de l'Alliance de l'industrie touristique du Québec, en plus des marchés autres à fort potentiel selon les niches ou les saisons ciblées.

Processus de traitement des demandes

Dépôt d'une demande

  • L'agence qui souhaite obtenir une aide financière devra soumettre une demande formelle en remplissant les formulaires exigés et en fournissant les pièces justificatives requises.
  • ARF-Québec s'assurera de l'admissibilité de l'agence.
  • L'agence recevra un accusé de réception dans les dix jours ouvrables suivant le dépôt de sa demande.
  • Dans le contexte actuel, les agences peuvent toutefois soumettre une demande en tout temps pour les régions citées ci-haut.
  • L'agence peut soumettre un forfait visant l'année courante ou l'année suivante.

Analyse d'une demande

Les projets seront évalués selon la grille d'analyse disponible sur le site internet d'ARF-Québec.

Un représentant de l'association touristique régionale concernée et un comité de sélection évalueront les projets sur la base des critères établis.

Le comité de sélection est composé d'un représentant du ministère du Tourisme, de l'Alliance de l'industrie touristique du Québec et d'un représentant du consultant d'ARF-Québec.

Seules les demandes complètes seront évaluées.

Approbation d'une demande

L'aide financière consentie fera l'objet d'une convention entre ARF-Québec et l'agence, spécifiant notamment la description du projet, l'aide consentie, les modalités de versement de cette aide et les pièces justificatives à fournir.

Aide financière

L'aide financière offerte prend la forme d'une subvention.

Considérant les modalités de fonctionnement du programme, la notion de cumul d'aide gouvernementale ne s'applique pas.

L'aide financière octroyée à l'agence lui servira intégralement à vendre le forfait proposé à un tarif réduit.

La première année, l'aide financière octroyée pour chaque forfait vendu avec vols intérieurs au Québec correspondra à environ 50 % du tarif aérien moyen  de chaque région.

  • Gaspésie : 250 $;
  • Bas-Saint-Laurent : 250 $;
  • Îles-de-la-Madeleine : 250 $;
  • Abitibi-Témiscamingue : 250 $;
  • Saguenay–Lac-Saint-Jean : 250 $;
  • Côte-Nord (exceptionnellement, l'aéroport de Wabush est admissible au programme) :
    • Duplessis : 750 $ (Sept-Îles : 250 $),
    • Manicouagan : 250 $;
  • Eeyou Istchee Baie-James : 550 $;
  • Nunavik : 1 200 $ (Kuujjuaq : 600$ si un rabais est déjà offert par Canadian North dans le cadre d’un forfait).

La première année, l'aide financière octroyée pour chaque forfait vendu avec vols avec escales en provenance de l'extérieur du Québec correspondra à environ 25 % du tarif aérien moyen  de chaque région.

  • Gaspésie : 125 $;
  • Bas-Saint-Laurent : 125 $;
  • Îles-de-la-Madeleine : 125 $;
  • Abitibi-Témiscamingue : 125 $;
  • Saguenay–Lac-Saint-Jean : 125 $;
  • Côte-Nord :
    • Duplessis : 375 $ (Sept-Îles : 125 $),
    • Manicouagan : 125 $;
  • Eeyou Istchee Baie-James : 275 $;
  • Nunavik : 600 $.

Au besoin, le montant établi pour chaque région pourra être ajusté par le comité de gestion.

Un forfait comprenant un aller vers une région et un retour d'une région différente se verra attribuer la moitié de l'aide financière prévue pour chaque région visée. Le montant octroyé correspondra alors à la somme de ces deux montants.

L'aide financière par client ne doit pas dépasser le prix total du billet d'avion.

L'agence doit indiquer son potentiel de vente projeté. À partir des prévisions de ventes soumises et de l'enveloppe budgétaire disponible, un comité de sélection déterminera l'aide financière qui lui sera réservée.

Le forfait sélectionné est soutenu financièrement pour une durée minimale d'un an avec possibilité de reconduction si les résultats atteignent un seuil de ventes déterminé par le comité de gestion du programme. Un mécanisme de réallocation de l'aide financière réservée est prévu si l'agence n'atteint pas les seuils fixés.

À l'épuisement de l'aide financière réservée à l'agence, les forfaits pourront ensuite être vendus à tarif normal.

L'aide financière ne peut en aucun cas être majorée pour compenser un dépassement de coûts des forfaits soutenus.

Le ministère du Tourisme subventionnera, au maximum, le nombre total de forfaits qui aura été établi dans la convention d'aide financière. Si l'agence souhaite accroître sa subvention, elle devra prendre contact avec ARF-Québec pour valider la disponibilité de l'aide financière.

Modalités de versement

L'aide financière sera versée mensuellement sur présentation d'un relevé des ventes à jour et des preuves de transport aérien des clients.

Modalités générales de gestion

Le montant total de l'aide financière accordée en vertu de ce programme est de 9,5 M$, réparti de la façon suivante :

  • 1 M$ pour 2019-2020;
  • 2 M$ pour 2020-2021;
  • 3 M$ pour 2021-2022;
  • 3,5 M$ pour 2022-2023;

Dans le but d'assurer l'efficacité du fonctionnement et le succès du programme, ARF-Québec, après consultation auprès du Ministère, pourra ajuster annuellement certains paramètres de ce programme. En ce qui a trait aux paramètres financiers, l'approbation de la ministre pourrait être requise.

Après analyse des demandes, le comité de sélection déterminera le nombre de forfaits sélectionnés dans chaque région admissible, ce qui pourrait permettre la forfaitisation de plusieurs produits ou saisons par région.

ARF-Québec peut refuser d'accorder l'aide financière ou la suspendre si l'agence ne répond plus aux critères qui ont rendu le projet admissible ou si elle est en défaut de remplir une obligation contractuelle.

Jusqu'à l'échéance du programme, les forfaits pourront être modifiés pour s'adapter au marché et à l'offre touristique en région. Le cas échéant, l'agence devra démontrer au comité de sélection la nécessité de procéder à des ajustements.

L'agence doit gérer le montage, la promotion, la vente et le service après-vente des forfaits offerts. La rémunération des agences passe par la vente des forfaits.

L'agence doit demander aux consommateurs s'ils acceptent d'être sondés par le Ministère et, le cas échéant, fournir à ARF-Québec leurs coordonnées.

L'agence doit apposer le logo d'Explore Québec sur les documents destinés à la promotion intra-Québec.

Résultats visés

L'évaluation de l'atteinte des objectifs portera notamment sur les indicateurs suivants :

  1. Croissance de la demande en réponse à une offre avantageuse :
    • Croissance du nombre d'unités d'hébergement occupées par région;
    • Croissance du nombre de passagers provenant de l'extérieur de la région;
    • Hausse du ratio du nombre de touristes bénéficiant du programme par rapport au nombre moyen de touristes pour la période de référence (2013-2018).
  2. Baisse des tarifs aériens à destination des régions ciblées :
    • Diminution du tarif aérien mensuel moyen par région par rapport au tarif mensuel moyen en 2018.
  3. Prolongement de la saison touristique pour les régions à forte saisonnalité :
    • Hausse du nombre d'unités occupées mensuellement par région pour les mois de septembre à mai.

L’association des Agences réceptives et forfaitistes du Québec (ARF-Québec) reçoit actuellement les propositions de forfait.

Pour télécharger les documents*

La demande d’aide financière – Formulaire 1 – Renseignements sur l’organisme

La demande d’aide financière – Formulaire 2 - Information sur le forfait 

Grille d’analyse - Programme Explore Québec

 


*Pour signer de façon éléctronique les documents, vous devez les télécharger sur votre ordinateur.

Le tout doit être envoyé à Nathalie Deschênes à explorequebec@arfquebec.com  
Tout formulaire qui ne respectep pas les champs requis sera renvoyé pour modification. 

  • Est-ce que tous les vols d’un forfait sont éligibles à la subvention ? 
    • Non, uniquement un vol (aller-retour ou aller seulement) par forfait et uniquement celui pour se rendre dans la région.
       
  • Si mon dossier n’est pas accepté, puis-je l’adapter avant la date de tombée ?
    • Oui dans l’optique qu’il aura été analysé par le gestionnaire avant la date de tomber. Le dossier complet devra être envoyé en avance pour permettre au gestionnaire d’analyser le tout.
       
  • Est-ce que le programme Explore Québec peut s’appliquer sur le rabais « Accès Aérien » de l’Alliance de l’industrie touristique du Québec et d’Air Canada ?
    • ·Oui il est possible de combiner le rabais « Accès Aérien » avec le programme Explore Québec.  Air Canada confirme que l’offre est disponible pour les partenaires du réseau de distribution pour le rabais sur l’arrêt à Montréal.  Le T.O. ou le réceptif doit simplement s’inscrire auprès de son représentant d’Air Canada pour avoir accès au tarif spécial.   Les vols secs ne peuvent être vendus, il est impératif de les combiner avec au moins une prestation terrestre peu importe sa nature.  Vous trouverez plus de détails en cliquant sur le lien ci-dessous.
       
  • Comment vais-je obtenir le rabais concrètement ($)en tant que réceptif (si ce n’est pas nous qui achetons les vols) ?
    • Nous devrons recevoir la copie du billet d‘avion et la facture du client avec le rapport mensuel et nous allons envoyer le montant de l’aide financière directement à l’agence réceptive.  Cette dernière pourra par la suite, rembourser le TO ou lui donner un crédit.
       
  • Est-ce uniquement les aéroports des régions du Québec visées par le programme qui sont éligibles ? 
    • Oui à une exception près, l’aéroport de Wabush.
       
  • Puis-je faire un « open jaw » avec une arrivée dans une région et départ dans une autre ?
    • Oui, tant et aussi longtemps que les deux aéroports sont dans des régions éligibles du programme.  La subvention sera de 50% par région si le montant n’est pas identique dans les deux régions.
       
  • Est-ce que l’agence du Québec ou le réceptif doit obligatoirement acheter le billet d’avion ou le client ou l’agence peuvent le faire par eux-mêmes ?
    • Ce n’est pas obligatoire que le billet d’avion soit acheté par l’agence du Québec ou le réceptif.  L’aide financière sera quand même applicable si tous les autres critères sont respectés.

Si vous désirez faire partie d'un forfait Explore Québec, nous vous invitons à contacter les agences participantes. 

Cliquez ici  pour consulter la liste à jour. 

IMPORTANT - Suite à l'approbation de leurs forfaits, les agences doivent: 

  • S'assurez que l'entreprise et les fournisseurs respectent les mesures sanitaires en vigueur. 
    À cet effet, vous devrez nous envoyer votre plan de mesures sanitaires et votre engagement à se conformer de l'employeur. Nous vous conseillons également d'ajouter ce texte sur votre site Internet en ayant préalablement fait toutes les vérifications nécessaires : 

    « Notre agence s’est engagée à respecter et faire respecter toutes les mesures et consignes émises par l’Institut national de la santé publique du Québec, lesquelles sont intégrées à notre plan d’intervention face à la Covid-19. Les prestataires de services utilisés dans les forfaits Explore Québec ont aussi signé cet engagement à se conformer aux mesures sanitaires. Il est de notre responsabilité de s’assurer que les prestataires de services soient ouverts au moment du voyage du client. L’agence se réserve le droit de modifier les forfaits advenant la fermeture ou la non réouverture de prestataires inclus initialement, en proposant aux clients des solutions équivalentes. »

    Notez que les Associations touristiques régionales peuvent vous guider quand aux ouvertures de chacun de vos fournisseurs. 

  • Inscrire le rabais minimal de 25 % Explore Québec sur votre site et votre facture 
    Le rabais doit être visible sur vos affichages (site Internet, brochures ...) et sur la facture. Le rabais doit être appliqué AVANT le calcul des taxes. Par exemple un forfait : 1000$ (avant tx) – 250$ (25% de rabais Explore Québec) = 750$ + taxes.
     
  • Afficher le logo Explore Québec sur vos forfaits Explore Québec 
    Pour télécharger le logo, cliquez ici 
     
  • Inscrire cette phrase sur votre facture faite au client 
    "Ce forfait Explore Québec sur la route vous est offert grâce au soutien financier du ministère du Tourisme."
     
  • Précisions : Sur Mesure 
    Les agences peuvent, à partir des forfaits acceptés dans le cadre de Explore Québec, personnaliser le forfait pour les clients qui le demandent. Les agences n'ont pas besoin de faire approuver le nouveau séjour dans ce cas. Le rabais de 25% s’applique sur le prix de vente total avant taxes, comme expliqué ci-haut, et non juste sur le forfait accepté au préalable dans le cadre de EQ.