Dépôt d'une demande
- Chaque appel de propositions fera l’objet d’une annonce et sera communiqué au réseau d’Agences réceptives et forfaitistes du Québec (ARF-Québec).
- L'agence qui souhaite obtenir une aide financière devra soumettre une demande formelle en remplissant les formulaires exigés et en fournissant les pièces justificatives requises.
- ARF-Québec s'assurera de l'admissibilité de l'agence.
- L'agence recevra un accusé de réception dans les dix jours ouvrables suivant le dépôt de sa demande.
Analyse d'une demande
Agences réceptives et forfaitistes du Québec (ARF-Québec) analysera les demandes et les soumettra au comité de sélection composé d’un représentant du ministère du Tourisme, du gestionnaire du programme et d’autres personnes-ressources au besoin.
Le comité de sélection procédera à la sélection des forfaits et déterminera l’aide financière qui sera réservée à l’agence en fonction d’une liste de critères prédéterminés.
Les projets seront évalués selon la grille d'analyse disponible sur le site internet d'ARF-Québec.
Seules les demandes complètes seront évaluées.
Approbation d'une demande
L'aide financière consentie fera l'objet d'une convention entre ARF-Québec et l'agence, spécifiant notamment la description du projet, l'aide consentie, les modalités de versement de cette aide et les pièces justificatives à fournir.
Aide financière
L'aide financière offerte prend la forme d'une subvention.
Considérant les modalités de fonctionnement du programme, la notion de cumul d'aide gouvernementale ne s'applique pas.
L'aide financière octroyée à l'agence lui servira intégralement à vendre le forfait proposé à un tarif réduit. L’agence ne peut percevoir de frais de gestion de l’enveloppe octroyée.
L’aide financière octroyée pour chaque forfait vendu correspond à 25 % du prix de vente régulier. Tout transport aérien utilisé par le consommateur est exclu du financement.
La réduction du coût du forfait est réservée aux résidents du Québec.
L’agence doit se commettre sur un potentiel de vente. À partir des prévisions de ventes soumises et de l’enveloppe financière disponible, le comité de sélection déterminera l’aide financière qui lui sera réservée. L'aide financière initiale réservée pour chaque forfait ne pourra dépasser un plafond de 12 500 $.
Le forfait sélectionné est soutenu financièrement pour une durée déterminée par le comité de sélection avec possibilité de reconduction. L’aide financière ne peut se poursuivre au-delà de l’échéance du Programme. Un mécanisme de réallocation de l’aide financière réservée est prévu si l’agence n’atteint pas les seuils fixés.
Le ministère du Tourisme subventionnera, au maximum, le nombre total de forfaits qui aura été établi dans la convention d'aide financière. Si l'agence épuise l’aide financière accordée et/ou atteint le plafond de 12 500 $, il lui sera possible de demander à ARF-Québec une aide additionnelle. La demande sera évaluée en fonction de l’enveloppe budgétaire disponible.
À l’épuisement de l’aide financière réservée à l’agence, les forfaits pourront ensuite être vendus au tarif régulier.
L’aide financière ne peut en aucun cas être majorée pour compenser un dépassement de coûts des forfaits soutenus.
Modalités de versement
L’aide financière sera versée mensuellement sur présentation d’un relevé des ventes à jour et des preuves de voyage des clients.
Modalités générales de gestion
Le montant maximal de l’aide financière accordée en vertu de ce programme est de 10 000 000 $.
Dans le but d'assurer l'efficacité du fonctionnement et le succès du programme, ARF-Québec, après consultation du Ministère, pourra ajuster annuellement certains paramètres de ce programme. En ce qui a trait aux paramètres financiers, l'approbation de la ministre pourrait être requise.
ARF-Québec peut refuser d’accorder l’aide financière ou la suspendre si l’agence ne répond plus aux critères qui ont rendu le projet admissible ou si elle est en défaut de remplir une obligation contractuelle.
Jusqu’à l’échéance du programme, les forfaits pourront être modifiés pour s’adapter au marché et à l’offre touristique en région. Le cas échéant, l’agence devra démontrer au comité de sélection la nécessité de procéder à des ajustements.
L’agence doit gérer le montage, la promotion, la vente et le service après-vente des forfaits montés. La rémunération des agences passe par la vente des forfaits.
L’agence doit demander aux consommateurs s’ils acceptent d’être sondés par le ministère du Tourisme et, le cas échéant, fournir à ARF-Québec leurs coordonnées.
Résultats visés
L’évaluation de l’atteinte des objectifs poursuivis portera notamment sur les indicateurs suivants :
L’effet de levier de la contribution financière;
Les ventes réelles par rapport aux prévisions de vente;
Le ratio du nombre de touristes bénéficiant du programme sur le nombre de touristes total par région pour toute la durée du programme.
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